Căn cứ Luật Hợp tác xã số 23/2012/QH13 ngày 20/11/2012; Nghị định số 193/2013/NĐ-CP ngày 21/11/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Hợp tác xã năm 2012; Thông tư số 03/2014/TT-BKHĐT ngày 26/5/2014 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn về đăng ký hợp tác xã và chế độ báo cáo tình hình hoạt động của hợp tác xã, Ban Kế hoạch – Hỗ trợ hướng dẫn tổ chức Đại hội thành viên HTX nông nghiệp gắn với việc chuyển đổi HTX theo Luật HTX năm 2012, cụ thể như sau:
I. HƯỚNG DẪN ĐẠI HỘI THÀNH VIÊN HTX (Đại hội thường niên hoặc Đại hội nhiệm kỳ)
1. Các Báo cáo tại Đại hội
1.1. Báo cáo tổng kết sản xuất, kinh doanh, dịch vụ nhiệm kỳ trước (năm trước), phương hướng, kế hoạch sản xuất, kinh doanh, dịch vụ nhiệm kỳ tiếp theo (năm tới).
Nội dung báo cáo gồm 2 phần:
Phần 1: Tổng kết nhiệm kỳ (năm):
- Căn cứ vào yêu cầu, nội dung và các chỉ tiêu kế hoạch đã đề ra đầu nhiệm kỳ: Đánh giá các kết quả đạt được trong các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ở tất cả các lĩnh vực sản xuất nông nghiệp và nâng cao đời sống, thu nhập cho cán bộ quản lý và các xã viên trong HTX.
Các kết quả sản xuất, kinh doanh, dịch vụ của HTX phải được thể hiện bằng các số liệu cụ thể và so sánh với chỉ tiêu kế hoạch.
- Đánh giá kết quả công tác xây dựng cơ sở vật chất và hạ tầng phục vụ sản xuất và đời sống xã viên.
- Đánh giá vai trò và sự tham gia của HTX đối với kết quả phát triển kinh tế xã hội chung của xã, thị trấn. Trong đó, đặc biệt nhấn mạnh vai trò của HTX đối với việc phát triển sản xuất nông nghiệp và sự hỗ trợ của HTX đối với kinh tế hộ xã viên.
- Đánh giá kết quả công tác tổ chức quản lý, điều hành các hoạt động trong HTX gồm: quản lý sử dụng tài sản, vốn quỹ; tổ chức quản lý sản xuất, kinh doanh, dịch vụ...
- Kết quả công tác thi đua, khen thưởng (nếu có)
- Nêu rõ các hạn chế, yếu kém của HTX trong tổ chức các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và phân tích làm rõ nguyên nhân khách quan, chủ quan, bài học kinh nghiệm.
Phần 2: Phương hướng, kế hoạch sản xuất, kinh doanh, dịch vụ nhiệm kỳ tiếp theo (đây chính là phương án SXKD, dịch vụ và kế hoạch tài chính trong HTX)
- Nhận định, phân tích những thuận lợi, khó khăn của HTX trong nhiệm kỳ tới và trong điều kiện phải chuyển đổi theo Luật.
- Xác định và lựa chọn các hoạt động SXKD, dịch vụ của HTX trong nhiệm kỳ mới. Xác định rõ khối lượng dịch vụ từng loại; thời gian cung cấp, chất lượng dịch vụ, đơn giá, doanh thu, chi phí từng hoạt động SXKD, dịch vụ và phân phối thu nhập trong HTX.
- Xác định rõ các chỉ tiêu kế hoạch trong năm 2016 và cả nhiệm kỳ. Bao gồm các chỉ tiêu về sản xuất, kinh doanh, dịch vụ; về vốn, quỹ và thu nhập của cán bộ quản lý và thành viên HTX.
- Xác định các nhiệm vụ cụ thể trong suốt nhiệm kỳ và nhiệm vụ trong năm 2016, trong đó nhiệm vụ quan trọng nhất là chuyển đổi HTX theo Luật HTX năm 2012, sắp xếp tổ chức bộ máy quản lý, điều hành trong HTX gọn nhẹ có hiệu quả đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ đề ra.
- Xây dựng các giải pháp và biện pháp tổ chức thực hiện:
+ Xây dựng cơ cấu tổ chức, phương thức quản lý các tổ, đội dịch vụ; chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ của từng tổ, đội dịch vụ; quyền và trách nhiệm của từng tổ, đội dịch vụ.
+ Thực hiện các liên kết với các cơ quan sự nghiệp, nhà khoa học, các doanh nghiệp, giữa các HTX với nhau, thực hiện việc cung ứng, tiêu thụ thông qua hợp đồng.
+ Giải pháp về kế hoạch tài chính bao gồm:
Phương án thu chi từng hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ.
Phương án trích lập, sử dụng các quỹ.
Đầu tư xây dựng, sửa chữa, mua sắm tài sản cố định phục vụ SXKD, dịch vụ và kế hoạch thanh lý nhượng bán tài sản cố định trong vụ, năm (nếu có).
Về thu hồi công nợ phải thu và thanh toán các khoản nợ vay phải trả.
Tổng hợp cân đối huy động vốn và sử dụng vốn trong HTX
- Giải pháp về đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực quản lý và điều hành cho cán bộ quản lý HTX.
1.2. Báo cáo công khai tài chính, tài sản, vốn quỹ và quyết toán tài chính năm và cả nhiệm kỳ
Nội dung báo cáo cần tập trung làm rõ:
- Tổng thu, chi và chi tiết các nguồn thu, chi cụ thể ở từng loại sản phẩm, dịch vụ.
- Kết quả lãi, lỗ ở từng hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ.
- Kết quả phân phối lãi, xử lý lỗ.
- Chi tiết các khoản chi sử dụng quỹ HTX; các khoản thu, chi và quyết toán xây dựng cơ bản.
- Chi tiết các khoản công nợ trong HTX: nợ cũ, nợ mới, nợ đến hạn, nợ quá hạn, nợ khó đòi.
- Tổng hợp thu, chi tài chính cả nhiệm kỳ (năm trước).
- Thực trạng tài chính, tài sản và vốn quỹ HTX sau kết quả kiểm kê (chi tiết từng loại tài sản, từng nguồn vốn và có so sánh với số liệu đầu nhiệm kỳ).
1.3. Báo cáo kết qủa hoạt động của Ban quản trị, Ban kiển soát HTX
Đây là báo cáo kiểm điểm hoạt động trong năm 2014 và cả nhiệm kỳ của Ban quản trị, Ban kiểm soát. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của Ban quản trị và Ban kiểm soát được quy định tại các điều 25,26,27,28,29,30 Luật HTX năm 2003 và điều lệ HTX để xây dựng báo cáo trình Đại hội. Báo cáo của Ban quản trị, Ban kiểm soát cần tập trung làm rõ các ưu điểm, khuyết điểm về những vấn đề chính sau đây:
- Kết quả tổ chức triển khai các hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ.
- Việc xây dựng quy chế và thực hiện các nội dung công việc theo quy chế làm việc của Ban quản trị, Ban kiểm soát.
- Mối quan hệ làm việc của Ban quản trị, Ban kiểm soát với cấp ủy đảng, chính quyền và các thành viên HTX.
- Mối quan hệ trong nội bộ Ban quản trị, Ban kiểm soát, vai trò điều hành và hiệu quả làm việc của người đứng đầu và từng thành viên trong Ban quản trị, Ban kiểm soát.
- Vai trò, trách nhiệm của Ban quản trị, Ban kiểm soát đối với sự phát triển cũng như những tồn tại yếu kém trong các hoạt động của HTX.
Tuỳ theo đặc điểm tình hình của từng HTX có thể xây dựng báo cáo kiểm điểm hoạt động của Ban quản trị, Ban kiểm soát thành một báo cáo riêng hoặc chỉ cần tách ra thành một mục riêng trong báo cáo kết quả hoạt động chung của HTX
1.4. Dự thảo Điều lệ HTX theo Luật HTX năm 2012
Đây là nội dung hết sức quan trọng để đảm bảo HTX hoạt động đúng theo quy định của Luật mới. Các HTX phải rà soát lại toàn bộ nội dung điều lệ HTX cũ để điều chỉnh, bổ sung, sửa đổi cho phù hợp với các quy định Điều 21 Luật HTX năm 2012 và Điều 5 Nghị định số 193/2013/NĐ-CP ngày 21/11/2013 của Chính phủ. Đối với các quy định của điều lệ cũ vẫn còn phù hợp với Luật HTX năm 2012 thì giữ nguyên.
1.5. Đề án kiện toàn nhân sự Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát (kiểm soát viên).
Căn cứ phương hướng, kế hoạch sản xuất kinh doanh trong nhiệm kỳ tiếp theo cần xây dựng phương án kiện toàn Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát (kiểm soát viên) phù hợp với quy mô, tính chất, yêu cầu và nội dung nhiệm vụ. Nội dung đề án kiện toàn Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát (kiểm soát viên) cần nêu được những vấn đề sau:
- Số lượng thành viên hội đồng quản trị, thành viên ban kiểm soát: Theo quy định tại khoản 1 Điều 35, khoản 2 Điều 39 của Luật HTX năm 2012.
- Nhiệm kỳ của hội đồng quản trị, ban kiểm soát.
- Điều kiện và tiêu chuẩn trở thành thành viên hội đồng quản trị, ban kiểm soát.
- Cơ cấu thành viên hội đồng quản trị, ban kiểm soát: Có thể theo độ tuổi, giới tính, số cũ, số mới, địa bàn…
2. Nội dung, trình tự Đại hội thành viên
2.1. Nội dung Đại hội
Đại hội thành viên HTX thảo luận và quyết định các nội dung sau:
a) Thông qua các báo cáo
- Báo cáo của Ban quản trị HTX: Tổng kết SXKD, dịch vụ nhiệm kỳ trước, phương hướng, kế hoạch SXKD, dịch vụ nhiệm kỳ tiếp theo.
- Báo cáo công khai tài chính HTX năm 2014 và cả nhiệm kỳ.
- Báo cáo hoạt động của Ban kiểm soát nhiệm kỳ (năm).
- Dự thảo Điều lệ HTX hoạt động theo luật HTX năm 2012.
b) Thông qua đề án nhân sự và bầu Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và các chức danh: Chủ tịch HĐQT, Trưởng ban kiểm soát. Khuyến khích bố trí Chủ tịch HĐQT đồng thời làm Giám đốc HTX.
c) Giới thiệu và lựa chọn chức danh Kế toán trưởng HTX.
2.2. Trình tự các bước tiến hành Đại hội:
Bước 1: Ban quản trị HTX nhiệm kỳ trước chuẩn bị các nội dung của Đại hội, gồm:
- Xây dựng các báo cáo trình Đại hội và dự thảo Nghị quyết Đại hội.
- Bố trí thời gian, địa điểm tổ chức Đại hội và gửi Giấy mời đến thành viên hoặc đại biểu thành viên dự họp. Giấy mời họp kèm theo chương trình Đại hội và các tài liệu, báo cáo liên quan phải gửi cho các đại biểu trước khi khai mạc Đại hội ít nhất 07 ngày.
- Tổ chức thảo luận ở tổ, đội sản xuất để thông qua dự thảo các báo cáo trình trước Đại hội và tổng hợp ý kiến.
- Lập danh sách thành viên HTX.
- Bầu đại biểu thành viên dự Đại hội theo tiêu chuẩn, số lượng và cơ cấu thành phần do Ban quản trị phân bổ số lượng (đối với HTX tổ chức Đại hội đại biểu thành viên).
Bước 2: Tổ chức Đại hội thành viên
- Đại hội thành viên thường niên thông thường không họp trù bị.
- Đại hội thành viên nhiệm kỳ thông thường có họp trù bị.
a) Phiên họp trù bị:
Triển khai các nội dung:
- Thông báo quy chế về việc tổ chức Đại hội thành viên.
- Bầu Đoàn chủ tịch, thư ký và Ban kiểm tra tư cách đại biểu.
- Thông qua danh sách Đoàn chủ tịch Đại hội, Ban thư ký, Ban kiểm tra tư cách đại biểu (nếu có) để Đại hội cho ý kiến và biểu quyết.
- Ban kiểm tra tư cách đại biểu (nếu có) thực hiện các nhiệm vụ:
+ Kiểm tra tư cách đại biểu về việc chấp hành nguyên tắc, thủ tục bầu đại biểu ở các cơ sở, tổ, đội sản xuất và tiêu chuẩn đại biểu thành viên dự Đại hội.
+ Báo cáo về số lượng thành viên đăng ký HTX, báo cáo số lượng, chất lượng đại biểu dự Đại hội và những trường hợp phải xem xét tư cách đại biểu để Đại hội quyết định.
b) Phiên họp chính thức: Triển khai các nội dung:
- Chào cờ, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.
- Thông qua chương trình Đại hội, mời đoàn chủ tịch, thư ký Đại hội lên vị trí làm việc.
- Đoàn chủ tịch điều hành Đại hội:
+ Trình bày các báo cáo: (1) Báo cáo tổng kết sản xuất kinh doanh dịch vụ nhiệm kỳ (năm) trước; Phương hướng, kế hoạch SXKD, dịch vụ nhiệm kỳ (năm) tiếp theo. (2) Báo cáo công khai tài chính HTX năm 2014 và nhiệm kỳ; (3)Báo cáo hoạt động ban kiểm soát nhiệm kỳ (năm) trước; (4) Báo cáo dự thảo Điều lệ HTX hoạt động theo Luật HTX năm 2012.
+ Tham luận: Đại biểu ở các tổ, đội sản xuất, thôn xóm phát biểu ý kiến tham luận và đóng góp ý kiến cho bản dự thảo Điều lệ HTX (nếu có ý kiến bổ sung). Đoàn chủ tịch có trách nhiệm tổng hợp, giải trình, tiếp thu các ý kiến của đại biểu dự hội nghị.
- Đại biểu lãnh đạo xã và cấp trên phát biểu ý kiến.
- Ban quản trị, ban kiểm soát nhiệm kỳ cũ từ chức.
- Đoàn chủ tịch trình bày Đề án nhân sự và điều hành việc bầu bộ máy cán bộ quản lý nhiệm kỳ mới gồm: Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Chủ tịch hội đồng quản trị, Trưởng ban kiểm soát.
- Sau khi có kết quả bầu cử, Chủ tịch HĐQT nhiệm kỳ mới thay mặt HĐQT giới thiệu chức danh Giám đốc, Kế toán trưởng HTX để Đại hội biểu quyết thông qua.
- HĐQT, Ban kiểm soát, Giám đốc, Kế toán trưởng HTX nhiệm kỳ mới ra mắt Đại hội.
- Ban thư ký trình bày dự thảo Nghị quyết Đại hội và chương trình, kế hoạch hoạt động của HTX trong nhiệm kỳ mới; xin ý kiến Đại hội biểu quyết thông qua.
Ban thư ký Đại hội có nhiệm vụ ghi chép, tổng hợp đầy đủ, trung thực tất cả các ý kiến của các đại biểu dự hội nghị và ý kiến chỉ đạo của đại biểu cấp trên.
Bước 3: Kết thúc Đại hội
- Thay mặt HĐQT, chủ tịch HĐQT báo cáo kết quả Đại hội về các vấn đề đã được đưa ra bàn bạc, thảo luận và biểu quyết nhất trí; Ghi nhận những vấn đề đã đưa ra thảo luận nhưng chưa được nhất trí, cần bảo lưu để tiếp tục thảo luận quyết định ở các Đại hội hoặc hội nghị sau.
- Ban thư ký thông qua Nghị quyết Đại hội chính thức.
- Tuyên bố bế mạc Đại hội
Bước 4: Lập và lưu giữ hồ sơ, biên bản Đại hội
HĐQT lập 03 bộ hồ sơ Đại hội thành viên HTX: 01 bộ chuyển tới phòng Tài chính và kế hoạch cấp huyện để xin cấp Giấy đăng ký HTX và 01 bộ chuyển tới phòng Nông nghiệp và PTNT huyện, phòng Kinh tế thành phố để theo dõi, tổng hợp và báo cáo UBND cấp huyện; 01 bộ hồ sơ lưu HTX.
Hồ sơ đăng ký HTX gồm:
+ Giấy đề nghị đăng ký HTX.
+ Điều lệ HTX.
+ Phương án sản xuất kinh doanh, dịch vụ.
+ Danh sách thành viên HTX; Danh sách HĐQT, Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên.
+ Nghị quyết Đại hội thành viên HTX.
3. Các quy định về số lượng, thành phần đại biểu dự Đại hội
3.1. Số lượng thành viên dự Đại hội
- HTX có dưới 100 thành viên thì tổ chức Đại hội toàn thể thành viên (mỗi hộ có 01 thành viên tham dự).
- HTX có từ 100 thành viên trở lên thì tổ chức Đại hội đại biểu thành viên:
+ HTX có từ 100 – 300 thành viên, tỷ lệ đại biểu tham dự Đại hội không thấp hơn 30% tổng số thành viên.
+ HTX có từ 300 – 1.000 thành viên, tỷ lệ đại biểu tham dự Đại hội không thấp hơn 20% tổng số thành viên.
+ HTX có trên 1.000 thành viên thì số lượng đại biểu tối thiểu là 200.
Đại hội thành viên được tiến hành khi có ít nhất 75% tổng số thành viên hoặc đại biểu thành viên tham dự.
3.2. Tiêu chuẩn đại biểu thành viên:
Đại biểu thành viên phải là thành viên của HTX, chấp hành tốt chủ trương chính sách pháp luật của nhà nước, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, trách nhiệm của mình đối với HTX, đại diện cho ý chí, nguyện vọng của các thành viên và được các thành viên tín nhiêm, bầu đi dự Đại hội. Đại biểu thành viên có trách nhiệm thông tin đầy đủ về kết quả Đại hội cho tất cả các thành viên mà mình đại diện.
3.3. Thành phần dự Đại hội
- Đại biểu chính thức: là thành viên (đối với HTX tổ chức Đại hội toàn thể thành viên) hoặc đại biểu thành viên (đối với HTX tổ chức Đại hội đại biểu thành viên) có tên trong danh sách đại biểu tham dự Đại hội. Đại biểu chính thức bao gồm:
+ Đại biểu đại diện cho hộ thành viên, do các bộ phận tổ, đội sản xuất bầu;
+ Đại biểu đương nhiệm là cán bộ trong Ban quản trị, Ban kiểm soát HTX, Kế toán trưởng HTX.
- Đại biểu mời bao gồm:
+ Đại diện lãnh đạo huyện ủy, UBND huyện, các phòng ban chuyên môn của huyện và các đại biểu khách mời khác.
+ Đại diện thường trực Đảng ủy, HĐND, lãnh đạo UBND và đại diện các đoàn thể xã, phường, thị trấn…
3.4. Quy định về biểu quyết trong Đại hội
Đại biểu chính thức tham dự Đại hội có 01 phiếu biểu quyết. Các phiếu biểu quyết của các đại biểu có giá trị ngang nhau, không phụ thuộc vào số vốn góp hay chức vụ của thành viên.
Việc sửa đổi bổ sung Điều lệ HTX; Chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể; Đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng gia trị tài sản ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của HTX chỉ được Đại hội thông qua khi có ít nhất 75% tổng số đại biểu có mặt bỏ phiếu tán thành.
Các vấn đề khác được thông qua khi có 50% số thành viên hoặc đại biểu thành viên có mặt bỏ phiếu tán thành.
II. HƯỚNG DẪN CHUYỂN ĐỔI HTX THEO LUẬT HTX NĂM 2012
1. Tên của HTX
Tên của HTX được thống nhất đặt tên theo quy định tại Điều 7 và Điều 8 của Nghị định 193/2013/NĐ-CP ngày 21/11/2013 của Chính phủ. Không đặt tên riêng trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của HTX khác trong phạm vi cấp huyện và không đặt tên HTX lẫn với địa chỉ trụ sở. Tên HTX bắt đầu bằng cụm từ “Hợp tác xã”.
2. Về tổ chức bộ máy quản lý HTX
Theo quy định của Luật HTX năm 2012, cơ cấu tổ chức bộ máy HTX gồm Đại hội thành viên, Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát hoặc Kiểm soát viên.
- Đại hội thành viên là cơ quan có quyền quyết định cao nhất của HTX về các nội dung được quy định theo Điều 32 – Luật HTX năm 2012. Đại hội thành viên gồm Đại hội thành viên thường niên và Đại hội thành viên bất thường. Đại hội thành viên thường niên do HĐQT triệu tập, được tổ chức mỗi năm 1 lần vào quý I năm kế hoạch gọi là Hội nghị hàng năm và 5 năm một lần gọi là Đại hội nhiệm kỳ. Việc triệu tập Đại hội bất thường thực hiện theo quy định tại Điều 31 – Luật HTX năm 2012.
- HĐQT là cơ quan quản lý hợp tác xã do Đại hội thành viên bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm theo thể thức bỏ phiếu kín. Hội đồng quản trị gồm chủ tịch và thành viên, số lượng thành viên hội đồng quản trị do điều lệ quy định nhưng tối thiểu là 03 người, tối đa là 15 người. Nhiệm kỳ của HĐQT là 05 năm.
- Chủ tịch HĐQT là người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã do Đại hội thành viên bầu, có quyền hạn và nhiệm vụ quy định tại Điều 37 Luật HTX năm 2012.
Khuyến khích cơ cấu tổ chức Chủ tịch HĐQT đồng thời làm giám đốc là người điều hành hoạt động HTX, có quyền hạn và nhiệm vụ quy định tại Khoản 2 Điều 38 Luật HTX năm 2012.
- Ban Kiểm soát: HTX có dưới 30 thành viên thì bầu 01 kiểm soát viên. HTX có từ 30 thành viên trở lên thì phải bầu Ban kiểm soát. BKS hoạt động độc lập, kiểm tra và giám sát hoạt động của hợp tác xã theo quy định của pháp luật và điều lệ. Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên do Đại hội thành viên bầu trực tiếp trong số thành viên HTX theo thể thức bỏ phiếu kín. Trưởng ban kiểm soát do Đại hội thành viên bầu trực tiếp trong số các thành viên ban kiểm soát; nhiệm kỳ của ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên theo nhiệm kỳ của hội đồng quản trị. Số lượng thành viên ban kiểm soát do Đại hội thành viên quyết định nhưng không quá 07 người. Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên có quyền hạn, nhiệm vụ quy định tại Khoản 4 Điều 39 Luật HTX năm 2012
- Các cán bộ quản lý HTX: Tùy theo điều kiện cụ thể của HTX, có thể bố trí kiêm nhiệm thực hiện các hoạt động dịch vụ của HTX.
- Các bộ phận giúp việc: Chủ tịch HĐQT xây dựng phương án tổ chức các bộ phận giúp việc để HĐQT quyết định. Các bộ phận giúp việc gồm:
+ Bộ phận kế toán, thủ kho, thủ quỹ HTX: số lượng từ 3-5 người tùy theo quy mô HTX. Kế toán trưởng do HĐQT giới thiệu và thông qua Đại hội thành viên.
+ Các bộ phận khác: Thống kê, kế hoạch; các tổ, đội dịch vụ thì tùy điều kiện thực tế của HTX mà HĐQT quyết định.
Tiêu chuẩn cán bộ quản lý và điều hành HTX là người có tư tưởng chính trị tốt, có trình độ chuyên môn phù hợp với vị trí việc làm, có năng lực quản lý và điều hành, có kinh nghiệm và am hiểu tình hình địa phương, có sức khỏe, nhiệt tình công tác và được các thành viên tín nhiệm.
3. Mô hình tổ chức quản lý hoạt động SXKD, dịch vụ trong HTX
3.1. Lựa chọn và tổ chức các hoạt động SXKD, dịch vụ
HTX được tự chủ lựa chọn và tổ chức các hoạt động SXKD, dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu chung của thành viên; được quyền cung ứng, tiêu thụ các sản phẩm, dịch vụ cho các thành viên và cho thị trường nhưng phải đảm bảo hoàn thành nghĩa vụ với các thành viên. Đồng thời, HTX phải tự chịu trách nhiệm về kết quả SXKD, dịch vụ của mình, kể cả các khoản nợ, vay của HTX.
Mô hình HTX được khuyến khích phát triển hiện nay là HTX SXKD-DV trong nông nghiệp, nông thôn. Các HTX quy mô cấp thôn, liên thôn hoạt động kém hiệu quả khuyến khích hợp nhất, sáp nhập thành HTX quy mô toàn xã.
- Hoạt động sản xuất của các HTXNN hiện nay gồm:
+ Sản xuất giống cây trồng: lúa, ngô, lạc, đậu tương...
+ Sản xuất các loại nông sản, thực phẩm hàng hóa chất lượng cao theo hợp động tiêu thu: lúa gạo chất lượng cao, rau củ quả, bò sữa, hoa cây cảnh...
- Các hoạt động kinh doanh- dịch vụ của các HTXNN hiện nay gồm:
+ Nạo vét kênh mương, kiến thiết giao thông nội đồng.
+ Chuyển giao các tiến bộ KHKT về giống cây trồng, vật nuôi.
+ Các dịch vụ phục vụ trực tiếp sản xuất: cung ứng vật tư (giống, phân bón, thuốc BVTV, thức ăn chăn nuôi...); làm đất, tưới tiêu, diệt chuột, bảo vệ nội đồng, tiêu thụ sản phẩm...
+ Các dịch vụ về: tín dụng nội bộ, nước sạch, vệ sinh môi trường nông thôn, chế biến, bảo quản nông sản, thực phẩm và một số dịch vụ phục vụ sinh hoạt, đời sống văn hóa xã hội khác.
3.2. Xây dựng phương án, kế hoạch SXKD, dịch vụ và kế hoạch tài chính.
Bước 1: Xác định các loại sản phẩm, dịch vụ
Nghiên cứu, đánh giá thực trạng môi trường hoạt động, những điểm mạnh, điểm yếu, những cơ hội và thách thức đối với HTX, nhu cầu sản phẩm, dịch vụ của các thành viên và khả năng đáp ứng của HTX. Trên cơ sở đó xác định và lựa chọn các loại sản phẩm dịch vụ để cung ứng cho thành viên trong năm kế hoạch và phương án phát triển các loại sản phẩm dịch vụ trong suốt nhiệm kỳ.
HĐQT xây dựng phương án tổ chức, quản lý các loại hình dịch vụ. Căn cứ vào đặc điểm của từng loại hình dịch vụ, tổ chức thành các tổ, đội khác nhau; quy định rõ trách nhiệm, quyền lợi của từng tổ, đội dịch vụ, mối quan hệ phối hợp giữa các tổ, đội và phương án phân phối thu nhập cho từng loại dịch vụ; giao chỉ tiêu cụ thể cho từng tổ, đội dịch vụ về: khối lượng dịch vụ phải thực hiện, thời gian cung cấp, chất lượng dịch vụ, đơn giá, doanh thu, chi phí, lãi...
Khi xây dựng kế hoạch tài chính, thực hiện nguyên tắc HTX hoạt động dịch vụ nào thì tính thu dịch vụ đó. Đơn giá bán hàng, cung cấp dịch vụ được tính bằng tiền, đảm bảo bù đắp đủ các loại chi phí và có lãi. Lãi dịch vụ được phân phối lại cho thành viên theo mức độ sử dụng dịch vụ và theo vốn góp.
Bước 2: Xây dựng dự toán chi
HĐQT căn cứ giá cả thị trường, định mức kinh tế kỹ thuật mà HTX đã thực hiện tại địa phương trong những năm qua và nhu cầu sử dụng sản phẩm, dịch vụ trong và ngoài HTX hiện nay để xây dựng các khoản mục chi phí trực tiếp cho từng sản phẩm, dịch vụ mà HTX xác định lựa chọn thực hiện cho từng vụ của năm kế hoạch.
Các khoản mục chi phí trực tiếp của từng dịch vụ gồm các nhóm sau:
- Chi phí vật tư: bao gồm chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, dụng cụ
- Chi phí khấu hao tài sản cố định.
- Chi phí tiền công: bao gồm tiền công trả cho thành viên HTX và lao động thuê ngoài.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài là các khoản chi phí sửa chữa TSCĐ thuê ngoài, chi phí điện, nước; tiền thuê bốc vác vận chuyển hàng hóa và các dịch vụ mua ngoài khác.
- Các khoản chi phí trực tiếp khác có liên quan.
Bước 3: Xây dựng kế hoạch chi phí bán hàng, chí phí quản lý hành chính
Việc xây dựng kế hoạch chi phí bán hàng, chí phí quản lý hành chính phải thực hiện cho từng vụ, từng năm.
Các khoản, mục chi phí bàn hàng gồm: tiền công, vật liệu bao bì, vật rẻ mau hỏng, dụng cụ, khấu hao TSCĐ và các khoản chi phí khác.
Các khoản chi phí quản lý hành chính là chi phí quản lý HTX gồm: vật tư văn phòng, chứng từ, sổ sách, báo chí; dịch vụ mua ngoài như: điện thoại, điện sinh hoạt; hội nghị, tiếp khác, công tác phí; khấu hao TSCĐ; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các khoản chi khác; chưa tính tiền lương cơ bản của cán bộ quản lý HTX.
Bước 4: Xây dựng mức lãi cho các sản phẩm, dịch vụ
Việc xây dựng mức lãi của dịch vụ phải thực hiện từng vụ, từng năm.
Mức lãi thu từ các dịch vụ nên xây dựng từ 5-8% so với tổng chi phí trực tiếp, chi phí bán hàng, chi phí quản lý hành chính.
Bước 5: Tổng hợp và phân bổ chi phí bán hàng, quản lý hành chính và mức lãi cho từng sản phẩm, dịch vụ. Dự báo và xây dựng kế hoạch doanh thu của từng sản phẩm, dịch vụ của từng vụ, từng năm gồm:
- Xây dựng kế hoạch tiền công, tiền lương cơ bản cho cán bộ quản lý HTX; căn cứ dự báo tổng doanh thu của các sản phẩm, dịch vụ trong HTX và nhiệm vụ cụ thể, khả năng đóng góp công sức của từng cán bộ quản lý; HĐQT xây dựng kế hoạch tiền công cơ bản trả cho từng cán bộ, chức danh trong HTX (có thể chọn 1 trong 3 cách tính theo hướng dẫn tại Thông tư liên tịch số 74/2008/TTLT/BTC-BNN về chế độ quản lý tài chính trong HTX nông nghiệp).
- Phân bổ tổng số tiền công cơ bản của cán bộ quản lý HTX: sau khi xây dựng kế hoạch tiền công cơ bản, xác định tổng quỹ tiền công cơ bản và tiến hành phân bổ tiền công cơ bản của cán bộ quản lý HTX cho từng sản phẩm, dịch vụ trong vụ, năm. Từ đó xác định được doanh thu kế hoạch cho từng sản phẩm, dịch vụ trong vụ, năm.
Bước 6: Tính đơn giá bán hàng và đơn giá cung cấp dịch vụ
Căn cứ khối lượng của từng sản phẩm, dịch vụ để tính đơn giá bán hàng, cung cấp dịch vụ cho từng sản phẩm, dịch vụ đối với từng nhóm khách hàng (khách hàng là thành viên HTX và khách hàng không là thành viên HTX) sử dụng sản phẩm, dịch vụ của HHTX. Đơn giá bằng doanh thu chia cho khối lượng sản phẩm, dịch vụ hoàn thành (không xây dựng đơn giá cho cả nhiệm kỳ).
Chi phí quản lý kinh doanh (gồm: chi phí bán hàng, cung cấp dịch vụ và chi phí quản lý HTX) được hạch toán phân bổ trong giá thành từng hoạt động SXKD, dịch vụ.
Do là loại hình HTX nên tỷ lệ cung ứng, tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng không phải là thành viên HTX không quá 32% so với tổng giá trị cung ứng sản phẩm, dịch vụ của HTX. Nếu tỷ lệ này ở hầu hết các ngành nghề SXKD, dịch vụ đều vượt quá tỷ lệ này thì phải chuyển đổi sang đăng ký theo loại hình doanh nghiệp.
Bước 7: Xây dựng kế hoạch phân phối lãi (thu nhập), kế hoạch sử dụng các quỹ trong HTX, kế hoạch trả công bổ sung cho cán bộ quản lý, kế hoạch chia lãi theo mức độ sử dụng sản phẩm, dịch vụ và theo vốn góp cho từng thành viên trong từng vụ, năm.
Bước 8: Xây dựng kế hoạch đầu tư, sửa chữa, mua sắm tài sản cố định phục vụ SXKD, dịch vụ và kế hoạch thanh lý nhượng bán tài sản cố định trong vụ, năm (nếu có).
Bước 9: Xây dựng kế hoạch thu hồi công nợ phải thu và thanh toán các khoản nợ, vay phải trả.
Bước 10: Xây dựng phương án huy động và sử dụng vốn trong HTX. Phân tích hiệu quả kinh tế, xã hội của phương án đối với kinh tế HTX và kinh tế hộ gia đình thành viên.
Bước 11: Tổ chức triển khai thực hiện phương án, kế hoạch SXKD, dịch vụ
Phương án, kế hoạch SXKD, dịch vụ sau khi xây dựng phải được thông qua Đại hội thành viên HTX hàng năm để biểu quyết thực hiện.
Căn cứ số lượng và tính chất, đặc điểm của mỗi loại hình dịch vụ, HĐQT tổ chức thành các tổ, đội dịch vụ và giao khoán dịch vụ cho từng tổ, đội.
Để nâng cao chất lượng hoạt động dịch vụ, cần gắn trách nhiệm và quyền lợi của từng thành viên các tổ dịch vụ với kết quả hoạt động dịch vụ; thực hiện liên kết với các nhà khoa học, doanh nghiệp, HTX khác trong sản xuất, cung ứng, tiêu thụ các sản phẩm, dịch vụ.
4. Về quản lý, sử dụng vốn, quỹ và phân phối thu nhập
4.1. Quản lý và sử dụng các nguồn vốn của HTX
a) Nguồn vốn chủ sở hữu của HTX gồm 2 loại:
- Nguồn vốn không chia, bao gồm:
+ Quyền sử dụng đất do Nhà nước giao, cho thuê.
+ Khoản trợ cấp, không hoàn lại của Nhà nước; khoản được tặng, cho theo thỏa thuận là tài sản không chia.
+ Phần trích lại từ quỹ đầu tư phát triển hằng năm được Đại hội thành viên quyết định đưa vào tài sản không chia;
+ Vốn, tài sản khác được điều lệ quy định là tài sản không chia.
- Nguồn vốn chia của HTX là vốn góp của thành viên: Thành viên khi tham gia HTX phải góp vốn theo quy định tại Điều lệ HTX, nhưng không quá 20% vốn điều lệ HTX. Việc trả lại vốn góp cho thành viên chỉ được thực hiện sau khi HTX đã quyết toán thuế của năm tài chính và đảm bảo khả năng thanh toán các khoản nợ, thành viên thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính của mình với HTX, cụ thể do Điều lệ HTX quy định.
Vốn điều lệ là tổng số vốn góp của các thành viên. Đại hội thành viên quyết định tăng, giảm vốn điều lệ của HTX.
b) Căn cứ vào mục đích sử dụng, nguồn vốn chủ sở hữu của HTX chia thành:
- Nguồn vốn sản xuất kinh doanh, bao gồm: Vốn góp của thành viên; Vốn được hình thành tích lũy trong quá trình hoạt động của HTX; Vốn trợ cấp, hỗ trợ của nhà nước và khoản được tặng, cho khác; Vốn liên doanh, liên kết của các tổ chức cá nhân khác.
- Các quỹ HTX bao gồm: Quỹ đầu tư phát triển; Quỹ dự phòng tài chính; Quỹ công ích khen thưởng.
- Thu nhập chưa phân phối: Là lãi chưa phân phối và số lỗ chưa xử lý.
4.2. Quản lý, sử dụng tài sản của HTX
- Tài sản ngắn hạn: Là những loại tài sản phản ánh tổng giá trị vốn bằng tiền và các tài sản ngắn hạn khác có thể chuyển đổi thành tiền, hoặc có thể bán hay sử dụng trong vòng 1 năm (hay 1 chu kì kinh doanh bình thường của HTX) gồm: Tiền, các khoản tương đương tiền, các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, các khoản phải thu ngắn hạn, hàng tồn kho và tài sản ngắn hạn khác.
HTX phải mở sổ sách theo hệ thống quản lý chặt chẽ, khoa học theo đúng chế độ tài chính kế toán hiện hành và sử dụng có hiệu quả tài sản ngắn hạn.
- Tài sản dài hạn: Là những loại tài sản phản ánh tổng giá trị các khoản dài hạn, gồm: Tài sản cố định, các khoản đầu tư tài chính dài hạn và tài sản dài hạn khác.
HTX phải mở sổ kế toán theo dõi các khoản đầu tư dài hạn, việc thu lợi nhuận của hoạt động đầu tư; định kỳ phân tích đánh giá hiệu quả hoạt động đầu tư dài hạn.
4.3. Quản lý doanh thu, chi phí và phân phối thu nhập
- Doanh thu của HTX là toàn bộ giá trị sản phẩm hàng hóa dịch vụ, mà HTX đã bán, cung cấp cho thành viên và khách hàng ngoài cộng đồng thành viên được các thành viên và khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán.
Tất cả các khoản phải thu được tính bằng tiền bao gồm: Doanh thu từ hoạt động kinh doanh, dịch vụ; Doanh thu từ hoạt động tài chính; Doanh thu từ các hoạt động khác như thu hỗ trợ về giá của Nhà nước, thu cho thuê hoặc do thanh lý, nhượng bán tài sản cố định và các khoản thu bất thường khác.
Toàn bộ doanh thu phát sinh trong kỳ đều phải có hóa đơn, chứng từ và phải phản ánh đầy đủ, kịp thời vào sổ kế toán theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.
- Chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ trong HTX gồm: Các khoản chi phí trực tiếp, chi hoạt động tài chính và chi phí quản lý kinh doanh gián tiếp có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ của HTX.
Chi phí quản lý kinh doanh gồm chi phí bán hàng, cung cấp dịch vụ và chi phí quản lý HTX phát sinh được phân bổ hết vào giá thành sản phẩm, dịch vụ cung ứng tiêu thụ trong kỳ.
HTX phải ghi chép, phản ánh mọi chi phí thực tế phát sinh của từng hoạt động sản xuất kinh doanh từng dịch vụ. Mỗi ngành nghề dịch vụ được hạch toán chi tiết theo từng khoản mục chi phí.
- Phân phối kết quả sản xuất kinh doanh dịch vụ:
+ Thu nhập (còn gọi là lãi) là số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động sản xuất kinh doanh sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; của hoạt động tài chính và lãi khác.
Toàn bộ thu nhập trong vụ, năm của HTX được phân phối như sau:
(1) Bù các khoản lỗ các năm trước nếu có;
(2) Nộp thuế theo quy định của pháp luật về thuế;
(3) Trừ các khoản tiền vi phạm hợp đồng, vi phạm pháp luật thuộc trách nhiệm của HTX;
Số thu nhập còn lại được phân phối như sau:
(1) Trích tối thiểu 20% thu nhập để lập quỹ đầu tư phát triển;
(2) Trích tối thiểu 5% thu nhập để lập quỹ dự phòng tài chính;
(3) Căn cứ vào kế hoạch sử dụng có thể trích từ 10 – 15% thu nhập để lập quỹ công ích khen thưởng…
(4) Thu nhập còn lại được phân phối cho thành viên chủ yếu theo mức độ sử dụng sản phẩm, dịch vụ của thành viên; phần còn lại được chia theo vốn góp.
+ Nếu phát sinh lỗ thì HTX phải sử lý lỗ theo trình tự như sau:
(1) Giảm lỗ bằng các khoản thu, bồi thường của các tổ chức, cá nhân có trách nhiệm liên quan;
(2) Sử dụng lợi nhuận trước thuế để bù lỗ năm trước; nếu vẫn chưa đủ bù thì sử dụng lợi nhuận sau thuế để bù đắp theo quyết định của Đại hội thành viên. Trường hợp đã xử lý giảm lỗ như trên nhưng vẫn không đủ thì sử dụng quỹ dự phòng tài chính để bù đắp; nếu vẫn chưa đủ thì khoản lỗ còn lại được chuyển sang năm sau, khoản lỗ này được trừ vào thu nhập tính thuế.
Việc quản lý, sử dụng các quỹ phải được quy định trong điều lệ, quy chế về quản lý tài chính nội bộ của HTX và phù hợp với quy định của pháp luật. Hằng năm, HĐQT báo cáo Đại hội thành viên về quản lý, sử dụng các quỹ và phương hướng sử dụng các quỹ của HTX trong năm tiếp theo.
4.4. Quản lý các khoản công nợ của HTX
- Các khoản nợ phải trả: Nợ phải trả phát sinh do đi vay hoặc phát sinh trong quá trình mua bán vật tư, sản phẩm hàng hóa, dịch vụ. Các khoản nợ phải trả được phân loại theo nợ ngắn hạn và nợ dài hạn, theo đối tượng nợ và tính chất nợ.
Các khoản nợ phải trả gồm: phải trả các tổ chức tín dụng, phải trả người bán hàng, phải trả Nhà nước, phải trả xã viên và các khoản phải trả khác.
HTX phải mở sổ chi tiết theo dõi từng chủ nợ, nội dung từng khoản vay, thời hạn vay và từng lần thanh toán; thực hiện việc kiểm tra giám sát tình hình sử dụng tiền vay đúng mục đích, trả nợ kịp thời không để phát sinh nợ quá hạn.
- Các khoản nợ phải thu: Nợ phải thu phát sinh do thành viên hoặc khách hàng bên ngoài mua hàng, sử dụng sản phẩm dịch vụ của HTX chưa thanh toán và số tiền tạm ứng, tiền cho thành viên vay trong nội bộ HTX.
HTX phải mở sổ theo dõi chi tiết từng đối tượng nợ, theo nội dung nợ và từng lần thanh toán.
Khi thanh toán với hộ thành viên, thực hiện chế độ thanh toán trực tiếp 1 cấp tới hộ thành viên, cấp đội chỉ có thể được HTX giao nhờ thu và giao nộp cho HTX có đầy đủ chứng từ của hộ thành viên. HTX phải có sổ thanh toán với từng hộ thành viên để thực hiện công khai tài chính và thực hiện quy chế dân chủ đối với thành viên. Bỏ tình trạng tự thu, tự chi ở cấp đội. Việc thu chi do các tổ, đội, thôn, xóm tự đặt ra không thuộc phạm vi thanh toán và trách nhiệm của HTX.
5. Về thành viên, vốn góp của thành viên theo Luật HTX
Đối với các HTX đã thực hiện được góp vốn của các thành viên trong HTX theo quy định tại Khoản 1 Điều 17 Luật HTX năm 2012 thì phải tổ chức cấp giấy chứng nhận vốn góp cho thành viên và mở sổ đăng ký thành viên để theo dõi sự biến động về số lượng, giá trị vốn góp và thời điểm góp vốn của thành viên.
Nội dung Giấy chứng nhận vốn góp theo quy định tại Khoản 4 Điều 17 Luật HTX, nội dung sổ đăng ký thành viên theo quy định tại Điều 25 Luật HTX năm 2012./.